Polityka Ochrony Danych dla Kontrahentów ALMA-COLOR sp. z o.o. (w tym osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) oraz osób fizycznych reprezentujących Kontrahentów(w szczególności pracowników i współpracowników), wyznaczonych do kontaktu z ALMA-COLOR sp. z o.o.
Administrator Danych Osobowych
Zgodnie z art. 4 pkt. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) Administratorem Pani/Pana danych, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych jest ALMA-COLOR sp. z o. o. z siedzibą w Gniewie (83-140) przy ul. Krasickiego 8 (dalej jako: „Spółka”).
Kontakt w sprawach z zakresu ochrony danych
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych możliwy jest kontakt drogą elektroniczną pod adresem: ochrona.danych@almacolor.pl
Cel, podstawa prawna i okres przetwarzania danych osobowych przez Spółkę
Cel przetwarzania danych
Podstawa prawna przetwarzania danych
Okres przetwarzania danych osobowych
Podjęcie żądanych działań przed zawarciem umowy; zawarcie i realizacja umowy pomiędzy Spółką i Kontrahentem, w tym udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie,bieżąca współpraca z Kontrahentem i osobami wyznaczonymi do kontaktu.Jeżeli jest Pani/Pan naszym Kontrahentem, (w tym osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą), to podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale niezbędny do zawarcia umowy. Jeżeli jest Pani/Panosobą reprezentującą kontrahenta, to podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednakże jest niezbędne dla zapewnienia sprawnej realizacji przedmiotu zawartej umowy, w tym realizacji bieżących kontaktów.
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na kontaktach z osobami wskazanymi po stronie Kontrahenta do kontaktów i/lub realizacji przedmiotu zawartej umowy)
Okres niezbędny do zrealizowania umowy (zrealizowanie usługi).
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie usprawiedliwiony interes)
Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa lub do zakończenia konkretnego postępowania w przedmiocie złożonych roszczeń.
Archiwizacja (w tym w celach dowodowy), wynikająca m.in. z konieczności zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie usprawiedliwiony interes)
Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa.
Obsługa procesu reklamacyjnego, w tym udzielanie odpowiedzi na złożone reklamacje w terminie i formie przewidzianej przepisami prawa. Podanie danych osobowych niezbędnych do przeprowadzenia procesu reklamacji jest dobrowolne. Odmowa podania danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie usprawiedliwiony interes)
Okres archiwizacji przewidziany wobec dokumentacji reklamacyjnej w obowiązujących przepisach prawa w szczególności art. 74 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej.
art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi (realizacja obowiązku prawnego)
Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa.
Prowadzenie działań marketingowych związanych z działalnością ALMA-COLOR sp. z o.o., w tym nawiązywanie relacji handlowych, wysyłanie ofert, newsletterów, informacji o promocjach, wydarzeniach, badanie preferencji i zainteresowań, w tym profilowanie danych.Przetwarzanie odbywa się w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu lub wyrażonej przez Państwa zgody./td>
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest marketing bezpośredni produktów i usług, w tym profilowanie)
Przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, jednak nie dłużej niż do złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w tym celu.
art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (zgoda osoby, której dane dotyczą) w związku z art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Powyższa zgoda na przetwarzanie danych może być wyrażona w celu:
- przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (na wskazany adres e-mail)
- prowadzenia działań marketingowych z wykorzystaniem połączeń drogą telefoniczną (na wskazany numeru telefonu)
Pani/Pana dane będą przetwarzane do momentu wycofania udzielonej zgody.
Badanie satysfakcji klientów; określania jakości naszej obsługi oraz poziomu zadowolenia naszych klientów z produktów i usług oferowanych przez ALMA-COLOR sp. z o.o.
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (realizacja naszego prawnie uzasadnionego interesu)
Przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, jednak nie dłużej niż do złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w tym celu.
Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane następującym odbiorcom:
- podmiotom świadczącym usługi wsparcia technicznego na rzecz Spółki, takich jak dostawcy oprogramowania, usług hostingu (np. poczty email),podmiotom wspierającym Spółkę w zakresie wysyłki informacji handlowych drogą elektroniczną (na podstawie zawartych z tymi podmiotami przez Spółkę umów powierzenia przetwarzania danych),
- podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze, prawne, konsultacyjne etc.,
- agencjom reklamowym i innym podmiotom pośredniczącym w sprzedaży naszych usług lub organizacji akcji promocyjnych i marketingowych,
- podwykonawcom wspierającym nas w realizacji łączącej nas z Państwem umowy, w tym w zakresie obsługi korespondencji czy w procesie obsługi Klienta,
- podmiotom wspierającym Spółkę w zakresie obsługi księgowej, podatkowej etc.
Ponadto Pani/Pana dane mogą być przekazywane podmiotom:
- prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
- działalność z zakresu windykacji należności oraz podmiotom nabywającym wierzytelności – w przypadku nieopłacenia przez Panią/Pana należności wobec Spółki w wymaganym terminie.
Pani/Pana dane nie będą przekazywane przez Spółkę poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych osobowych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania (poprawiania) danych, prawo do żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, a także prawo do przenoszenia danych w zakresie i na zasadach określonych w RODO.
Ponadto, jeśli podstawą prawną przetwarzania Pani/a danych osobowych jest nasz prawnie usprawiedliwiony interes, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie wobec przetwarzania Pani/a danych osobowych ze względu na szczególną sytuację. W przypadku przetwarzania Pani/a danych osobowych na wyżej wskazanej podstawie prawnej w celu prowadzenia działań w zakresie marketingu bezpośredniego przysługuje Pani/Panu prawo złożenia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych w tym celu w każdym czasie.
W przypadku przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie udzielonej zgody przysługuje Pani/Panu prawo wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie swoich danych bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania tych danych, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który jednocześnie mógłby prowadzić do podejmowania wobec Pani/Pana decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na Pani/a sytuację.Ewentualne przetwarzanie danych w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, będzie służyło wyłącznie analizom i prognozom Pani/a preferencji na potrzeby prowadzenia marketingu bezpośredniego (i przygotowywania dla Pani/Pana indywidualnych ofert i informacji).
Niezależnie od uprawnień przysługujących powyżej w związku z przetwarzaniem Pani/a danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).